O backoffice é tudo que acontece
nos bastidores para o sucesso de qualquer negócio, dos pequenos aos grandes.
Ele reúne todos os processos de retaguarda de uma empresa, ou seja,
administrativo, financeiro, estoque, jurídico, recursos humanos, entre outros
não vinculados à atividade fim. Geralmente, esses setores não têm contato
direto com os clientes e cometem o erro de não se comunicarem de forma adequada
entre si, mas seus procedimentos são essenciais para os processos internos e
tudo que fazem refletem diretamente no lucro da instituição e na satisfação do
cliente.
O desafio atual é saber como gerir o backoffice,
a fim de integrar todos esses processos e colocar em prática um controle eficaz
das atividades. As inseguranças que surgiram devido à pandemia do
Covid-19, mostraram que precisamos pensar para além de controles manuais
e como é importante ter um sistema de gestão que integre com segurança todos os
processos internos da empresa, que também funcione no home office, e que seja
hospedado na nuvem.
É preciso investir em tecnologias que permitam
um modelo integrado, onde todos conseguem acompanhar o desenvolvimento dos
processos, atendimentos de demandas, produtividade entre outros indicadores
importantes, seja funcionário ou líder de uma empresa. Conforme destaca Carlos Magalhães, da Xcellence & Co., "ambientes voláteis e incertos
apresentarão continuamente novos desafios, exigindo que as organizações
antecipem, identifiquem e reajam rapidamente a mudanças rápidas. O futuro
Centro de Excelência (CoE) nas empresas pode ajudar os negócios em geral com
modelagem sofisticada e recursos de suporte a decisões, utilizando uma gama
mais ampla de fontes de dados internas e externas e habilidades analíticas avançadas".
Informações centralizadas e sem
fronteiras
O backoffice de todo negócio conta com muitas
tarefas manuais, burocráticas e repetitivas, necessárias para manter a operação
rodando. Para otimizar essa rotina, diminuindo o índice de erros humanos, o ideal
é contar com um sistema integrado, que engloba a gestão de atendimento e a
automatização de processos.
“As vantagens de um bom software de gestão são
inúmeras, entre elas, podemos citar a centralização da informação. Esse tipo de
plataforma evita a perda de documentos, falhas por processos manuais,
retrabalho, gastos desnecessários, entre outras funcionalidades”, explica Irene
Silva, CEO da Ellevo,
referência nacional no desenvolvimento de soluções em tecnologia para gestão de
atendimento e serviços, automatização de processos, help desk, service
desk e serviços compartilhados.
Irene ainda destaca que esse tipo de software
pode auxiliar na comunicação, fluxo de processos, realização e atualização de
inventários, contratos e realização de tarefas das empresas. “O sistema é
dividido em módulos e muitas tarefas podem ser automatizadas, o que contribui
para melhoria contínua das rotinas da empresa”.
Funções essenciais de um sistema
integrado
No caso da Plataforma Ellevo, Irene explica que
as funções que a solução desempenha são comparadas às de 20 softwares
diferentes, aplicados e instalados separadamente nas empresas. “Este é um dos
motivos pelos quais os processos se tornam mais eficientes, eles se
integram”.
Importante lembrar que com o uso de sistema de
gestão integrada tudo fica armazenado em um único banco de dados, que pode ser
acessado sempre que necessário, facilitando, assim, a tomada de decisões. “
Exemplo disso, é que mesmo que um colaborador seja desligado, seu trabalho fica
armazenado no sistema”, explica.
Outro ponto importante da plataforma é a
migração do software de gestão de um servidor interno para a nuvem. “Isto reduz
custos em equipamentos e manutenção, permitindo, desde que habilitado e
conectado à internet, acessar os dados de qualquer lugar, pelo computador,
tablet ou smartphone. A nuvem também permite controlar diferentes níveis de
acesso aos documentos”, finaliza Irene.
Sobre a Ellevo
A Ellevo é referência nacional no
desenvolvimento de soluções em tecnologia para gestão de atendimento e
serviços, automatização de processos, help desk, service desk e serviços
compartilhados. Presente em 22 países, tem unidades em Blumenau (SC), São Paulo
(SP), além de escritório nos EUA. Fundada em 2006 por Carlos Alberto
D’Avila, empreendedor especialista em negócios ligados à tecnologia, tem em sua
cartela de clientes empresas como Sotreq, Natura e Renault.
Desde 2017, é comandada pela CEO Irene da Silva,
formada em Finanças e Serviço Social pela (FURB), com MBA em Administração,
Negócios e Marketing (FDC), MBA em Gestão de Negócios (FDC) e MBA em
Desenvolvimento Gerencial, Gestão de Pessoas e Recursos Humanos (FAE).